Czy pracodawca może monitorować komputer pracownika?

Czy pracodawca może monitorować komputer pracownika? Odpowiedź brzmi: tak, ale pod warunkiem spełnienia restrykcyjnych wymogów prawnych oraz informacyjnych. W Polsce monitorowanie aktywności na komputerze firmowym przez pracodawcę jest legalne, o ile zachowane są starannie określone zasady ochrony danych osobowych oraz prywatności pracownika [1][2][3].

Podstawy prawne monitoringu komputera pracownika

Najważniejszym wymogiem dla legalności monitorowania komputera służbowego jest poinformowanie pracownika o fakcie i zakresie monitoringu na co najmniej 2 tygodnie przed jego rozpoczęciem lub najpóźniej w chwili zatrudnienia. Informacja ta powinna mieć formę pisemną, np. aneksu do umowy czy uregulowania w regulaminie pracy [2][3][4].

Podstawę do wdrożenia tej praktyki stanowią art. 222 §7 oraz art. 100 §1 i §2 pkt 1 Kodeksu pracy. Przepisy te umożliwiają monitorowanie w celu kontroli wykonywania obowiązków służbowych i organizacji pracy. Jednak monitorowanie jest dopuszczalne wyłącznie z uzasadnionych powodów, takich jak ochrona mienia czy bezpieczeństwo danych [2][3].

Ograniczenia i granice monitoringu

Pracodawca nie może naruszać godności pracownika ani prywatności jego korespondencji. Oznacza to, że wszystkie działania monitorujące muszą być ograniczone wyłącznie do danych i czynności służbowych na komputerze firmowym. Monitoring nie może obejmować prywatnej korespondencji, danych osobistych ani informacji nie mających związku z obowiązkami zawodowymi [1][3].

W praktyce oznacza to, że nadzór nie może ingerować w prywatne urządzenia pracownika. Zgoda pracownika jest wymagana, jeśli miałaby nastąpić instalacja oprogramowania monitorującego na komputerze prywatnym używanym w celach zawodowych [4].

RODO i regulacje unijne

Wprowadzenie monitoringu w miejscu pracy podlega także rygorom Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Pracodawca jest zobowiązany zapewnić, aby gromadzenie i przetwarzanie danych było przejrzyste, ograniczone do niezbędnego zakresu oraz odpowiednio zabezpieczone [1][5]. Zgodność z regulacjami unijnymi, szczególnie na gruncie przepisów branżowych jak NIS2, DORA czy norm ISO, jest niezbędna zwłaszcza w sektorach objętych obowiązkiem zaawansowanego monitorowania [1].

Zaniechanie realizacji wymogów RODO skutkuje wysokimi karami finansowymi – mogą to być grzywny w milionach euro lub inne konsekwencje prawne, w tym kary pozbawienia wolności dla osób odpowiedzialnych [5].

Zakres i proces monitoringu

Monitoring komputerów pracowników zwykle obejmuje rejestrowanie aktywności: odwiedzanych stron, używanych aplikacji, czasu pracy oraz – tam gdzie prawo na to pozwala – zrzuty ekranu lub śledzenie klawiszy. Działania te ukierunkowane są na ocenę wykonywania obowiązków służbowych oraz ochronę danych przedsiębiorstwa [4][5].

System monitoringu powinien być wyposażony w funkcje umożliwiające anonimizację danych prywatnych, a zakres monitorowania musi być ściśle określony i komunikowany pracownikowi [1][5]. Informacje o monitoringu są najczęściej udostępniane poprzez regulamin pracy, politykę prywatności lub aneksy do umowy [2][3][5].

Obowiązki informacyjne i transparentność

Kluczowy jest wymóg przejrzystego informowania pracownika o zakresie, celu i sposobie prowadzonego monitoringu. Najczęściej informacje te przekazywane są pisemnie oraz wywieszane w widocznym miejscu lub przekazywane podczas onboardingu [2][3][4].

Jakiekolwiek rozszerzenie zakresu nadzoru wymaga każdorazowo nowego powiadomienia. Pracownik powinien być świadomy, jakie dane są zbierane, jak są przetwarzane oraz komu i w jakim celu zostaną udostępnione [5].

Znaczenie monitoringu w wybranych branżach

Coraz więcej firm wdraża systemy monitorujące komputery pracowników ze względu na wymogi norm bezpieczeństwa i regulacji sektorowych. Dotyczy to szczególnie branż objętych nadzorem cyberbezpieczeństwa, finansów oraz IT. Normy takie jak NIS2, DORA czy ISO wprost nakładają obowiązek stosowania rozwiązań umożliwiających kontrolę legalnej i bezpiecznej pracy na komputerach służbowych [1].

Podsumowanie: prawa pracodawcy i pracownika

Monitorowanie komputerów pracowników jest dozwolone, jeśli istnieje uzasadniony cel, zachowany jest wymóg wczesnego poinformowania oraz nie dochodzi do naruszenia dóbr osobistych i prywatności. Wszystkie działania muszą być zgodne z polskim Kodeksem pracy, RODO i dyrektywami unijnymi, a stosowane rozwiązania technologiczne powinny być adekwatne do specyfiki firmy i branży [1][2][3][5].

Pracodawca nie ma prawa monitorować prywatnych urządzeń bez wyraźnej i świadomej zgody pracownika. Każde naruszenie prawa w tym zakresie skutkuje sankcjami prawnymi oraz finansowymi.

Źródła:

• [1] https://securivy.com/blog/monitorowanie-komputera-pracownika-wszystko-co-musisz-wiedziec/
• [2] https://securivy.com/blog/czy-monitorowanie-komputerow-pracownikow-jest-legalne-aspekty-prawne-rodo-i-inne-regulacje/
• [3] https://www.eauditor.eu/blog/monitorowanie-komputera-pracownika-oraz-monitorowanie-pracownika-qa
• [4] https://www.jibble.io/pl/artykul/rejestrowanie-czasu-na-komputerze-legalne
• [5] https://www.syteca.com/pl/blog/jak-monitorowac-aktywnosc-komputera-pracownika